إجراءات وإرشادات الخصوصية المتعلقة بالإبلاغ عن المخالفات
(وفقاً للمرسوم التشريعي رقم 24/2023 ولائحة الاتحاد الأوروبي 2016/679)
1. الأهداف
تعزز شركة Mattioli Brand S.r.l. ثقافة مؤسسية قائمة على النزاهة والشفافية والامتثال للوائح المعمول بها.
من خلال نظام الإبلاغ عن المخالفات، يمكن لأي شخص يعمل في سياق عمل الشركة الإبلاغ عن السلوكيات أو الأفعال أو الإغفالات التي قد تشكل انتهاكات للقواعد الوطنية أو قواعد الاتحاد الأوروبي، أو السلوكيات التي من شأنها المساس بالمصلحة العامة أو نزاهة الشركة أو احترام الإجراءات الداخلية.
تضمن الشركة إدارة البلاغات مع احترام مبادئ السرية والحياد وحماية المُبلغ التي تنص عليها التشريعات المعمول بها.
2. من يمكنه الإبلاغ
يمكن تقديم بلاغ من قبل الموظفين والمتعاونين والمستشارين والموردين والشركاء التجاريين والمتقدمين للوظائف والموظفين السابقين وأي شخص آخر حصل على معلومات ذات صلة في إطار علاقته مع الشركة.
3. ما الذي يمكن الإبلاغ عنه
يمكن الإبلاغ، على سبيل المثال لا الحصر، عن:
- انتهاكات القانون؛
- المخالفات الإدارية أو المحاسبية أو المدنية أو الجنائية؛
- انتهاكات النموذج التنظيمي 231 وإجراءات الشركة؛
- الاحتيال والفساد وتضارب المصالح؛
- الانتهاكات المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة والخصوصية وحماية البيانات؛
- السلوكيات التي قد تلحق الضرر بالشركة أو بالمصلحة العامة.
وتدخل أيضاً في نطاق البلاغات الانتهاكات المتعلقة، على سبيل المثال لا الحصر، بالمشتريات العامة، والخدمات المالية، ومنع غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وسلامة المنتجات وامتثالها، وسلامة النقل، وحماية البيئة، والصحة العامة، وحماية المستهلك، وحماية الحياة الخاصة والبيانات الشخصية، وأمن الشبكات ونظم المعلومات، فضلاً عن الانتهاكات التي تضر بالمصالح المالية للاتحاد الأوروبي أو التي تمس بالأداء السليم للسوق الداخلية.
لا تندرج ضمن نظام الإبلاغ عن المخالفات الاعتراضات أو المطالبات أو الطلبات ذات الطابع الشخصي البحت والمتعلقة بعلاقة العمل الفردية أو العلاقات مع الرؤساء التسلسليين.
4. قنوات الإبلاغ
يمكن تقديم البلاغات عبر:
- مراسلة مكتوبة موجهة إلى مسؤول الإبلاغ عن المخالفات؛
- بلاغ شفهي عبر اتصال هاتفي مخصص؛
- اجتماع مباشر وسري مع مسؤول الإبلاغ عن المخالفات.
مسؤول الإبلاغ عن المخالفات:
المحامي إنريكو كايرو
Via Bertolotti 2 – 10121 Torino
هاتف: +39 333 3920306
يمكن إرسال البلاغات المكتوبة عبر رسالة سرية موجهة إلى مسؤول الإبلاغ عن المخالفات.
يتم توثيق البلاغات الشفهية والاجتماعات المباشرة من قبل مسؤول الإبلاغ عن المخالفات بموجب محضر أو تقرير، يمكن للمُبلغ التحقق منه أو تأكيده أو تصحيحه.
تضمن الشركة أقصى درجات السرية لهوية المُبلغ والأشخاص المعنيين والمعلومات الواردة في البلاغ.
5. إدارة البلاغات
يقوم مسؤول الإبلاغ عن المخالفات بما يلي:
- إصدار تأكيد بالاستلام في غضون 7 أيام؛
- الحفاظ على التواصل مع المُبلغ؛
- إجراء التحققات اللازمة؛
- طلب أي استكمالات إضافية؛
- تقديم رد في غضون 3 أشهر من استلام البلاغ.
6. البلاغات الخارجية
في الحالات المنصوص عليها في المادة 6 من المرسوم التشريعي 24/2023، يمكن للمُبلغ تقديم بلاغ خارجي عبر القنوات التي توفرها الهيئة الوطنية لمكافحة الفساد (ANAC).
يُسمح بذلك، على وجه الخصوص، عندما:
- تكون القناة الداخلية غير مفعلة أو لا تمتثل للمتطلبات القانونية؛
- لم يتم اتخاذ أي إجراء بشأن بلاغ داخلي سابق؛
- يكون هناك سبب وجيه للاعتقاد بأن البلاغ الداخلي قد لا تتم إدارته بفعالية أو قد يعرض المُبلغ لأعمال انتقامية؛
- يشكل الانتهاك خطراً وشيكاً أو واضحاً على المصلحة العامة.
7. حماية المُبلغ
تحظر الشركة أي شكل من أشكال الانتقام أو التمييز أو العقاب ضد أي شخص يقدم بلاغاً بحسن نية.
تتم حماية هوية المُبلغ ضمن الحدود ووفقاً للإجراءات المنصوص عليها في المرسوم التشريعي. 24/2023.
8. معالجة البيانات الشخصية
تتم معالجة البيانات الشخصية التي يتم جمعها في إطار إدارة البلاغات من قبل شركة Mattioli Brand S.r.l.، بصفتها مراقب البيانات، حصرياً للأغراض المتعلقة باستلام البلاغات وإدارتها والتحقق منها والامتثال للالتزامات القانونية.
يمكن معالجة البيانات التعريفية للمُبلغ والأشخاص المعنيين وأي أطراف ثالثة مذكورة في البلاغ.
في إطار إدارة البلاغات، يمكن معالجة فئات خاصة من البيانات الشخصية والبيانات المتعلقة بالإدانات الجنائية أو الجرائم، عندما تكون ذات صلة وضرورية للغاية. ستُستخدم هذه البيانات حصرياً للأغراض المتعلقة بالتحقق من البلاغ ومع الالتزام بالأحكام المعمول بها بشأن حماية البيانات الشخصية.
تتم معالجة البيانات باستخدام أدوات ورقية ومعلوماتية مع احترام مبادئ المشروعية والنزاهة والشفافية والأمن والسرية المنصوص عليها في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
9. متلقو البيانات
يمكن إرسال البيانات حصرياً إلى الأشخاص المصرح لهم والمشاركين في إدارة البلاغ، مثل:
- مسؤول الإبلاغ عن المخالفات؛
- المستشارين والمهنيين المكلفين؛
- مزودي الخدمات التقنية الذين قد تتم الاستعانة بهم؛
- السلطات المختصة في الحالات التي ينص عليها القانون.
لن يتم نشر البيانات.
10. الاحتفاظ بالبيانات
يتم الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالبلاغات للفترة اللازمة لإدارة الإجراء، وعلى أي حال لمدة لا تتجاوز خمس سنوات من تاريخ انتهائه، ما لم يكن الاحتفاظ ضرورياً لإدارة الإجراءات القضائية أو أنشطة التفتيش أو طلبات السلطات المختصة أو الالتزامات القانونية الأخرى.
بعد انقضاء فترة الاحتفاظ، سيتم حذف البيانات أو جعلها مجهولة الهوية بشكل غير قابل للاسترداد.
11. حقوق أصحاب البيانات
يمكن لأصحاب البيانات ممارسة الحقوق المنصوص عليها في المواد 15 وما يليها من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، بما في ذلك الوصول والتصحيح والحذف وتقييد المعالجة والاعتراض، وحيثما ينطبق، نقل البيانات.
قد يتم تقييد ممارسة هذه الحقوق أو تأخيرها أو استبعادها في الحالات التي ينص عليها التشريع المعمول به، بما في ذلك تلك التي تنظمها المادة 2-undecies من المرسوم التشريعي 196/2003، إذا كان من شأن ذلك أن يؤدي إلى ضرر فعلي وملموس لسرية هوية المُبلغ أو للسير الصحيح لأنشطة التحقق.
يبقى الحق في تقديم شكوى إلى سلطة حماية البيانات الشخصية قائماً في جميع الأحوال.
12. جهات الاتصال
مراقب البيانات:
Mattioli Brand S.r.l.
Via Bologna 220 – 10154 Torino
البريد الإلكتروني: privacy@mattioli.it
للحصول على أي معلومات تتعلق بنظام الإبلاغ عن المخالفات، أو معالجة البيانات الشخصية، أو ممارسة الحقوق المنصوص عليها في التشريعات المعمول بها، يمكنكم الاتصال بمراقب البيانات على العناوين المذكورة أعلاه.